Wann muss man mit einer Betriebsprüfung rechnen?

Grundsätzlich kann es vom Großbetrieb bis zum Ein-Mann-Unternehmen jeden treffen. Und turnusmäßig sollen auch alle Unternehmen geprüft werden. Tatsache ist jedoch, dass bestimmte Auffälligkeiten in den Steuererklärungen zu Nachfragen führen.

Dazu gehören:
- hohe Verluste über mehrere Jahre
- Vermögenszuwachs ohne entsprechende Einnahmen
- ein viel zu geringes Einkommen für den Lebensstandard
- starke Umsatzschwankungen ohne erkennbaren Grund
- niedriger Gewinn im Vergleich zum Branchendurchschnitt
- Änderungen oder Aufgabe der Rechtsform
- steuerliche Schludrigkeiten in der Vergangenheit

Steht der Prüfer auf einmal vor meiner Tür?

Nein, er kündigt sich an. Prüfungen dürfen jederzeit durchgeführt, sie müssen allerdings angekündigt werden. Nach § 197 Abs. 1 AO in Verbindung mit § 5 Abs. 4 BpO2000 muss dafür ein angemessener Zeitraum gewählt werden. Grundsätzlich liegt diese angemessene Frist für Großbetriebe bei 4 Wochen, für kleinere Unternehmen bei 2 Wochen.

Kann ich eine Betriebsprüfung verschieben?

Grundsätzlich ja, wenn Sie oder Ihr Steuerberater erkrankt sind und dem Prüfer nicht Rede und Antwort stehen können. Eine Verlegung ist auch möglich, wenn Ihr Mitarbeiter, den Sie für Auskünfte unbedingt brauchen, erkrankt sein sollte, sich im Urlaub oder auf Dienstreise befindet. Grundsätzlich muss es immer eine triftigen Grund geben, damit die Prüfung tatsächlich verschoben werden kann. Seien Sie bei der Terminabsprache nicht unkooperativ, damit das Klima nicht gleich vergiftet ist – siehe auch nächste Frage!

Welcher Zeitraum wird überprüft?

Grundsätzlich umfasst der Prüfungszeitraum 3 Jahre. Vorsicht, wenn bei Ihnen ein längerer Zeitraum geprüft werden soll. Reagieren Sie sofort, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, und versuchen Sie herauszufinden, warum bei Ihnen länger als üblich geprüft werden soll.

Wie nett muss ich sein?

Die richtige Atmosphäre prägt eine Betriebsprüfung – und damit auch das Ergebnis. Hasstiraden gegen den Prüfer ("Sie haben mir gerade noch gefehlt!") belasten das Verhältnis unnötig und verbessern das Ergebnis sicherlich nicht. Verschlechtern wird es das Ergebnis sicherlich nicht, wenn Sie den Prüfer höflich behandeln, für Fragen zur Verfügung stehen und eine Tasse Kaffee anbieten. Verbrüderungen ("Wollen wir essen gehen?") sind allerdings nicht hilfreich und verleiten nur dazu, dass Sie vielleicht mehr erzählen, als gut ist. Wahren Sie also höfliche Distanz.

Was weiß der Prüfer über mich?

Jeder Prüfer wird gut vorbereitet zu Ihnen kommen. Ihm stehen alle Steuererklärungen zur Verfügung, außerdem die Einnahme-Überschussrechnungen oder Jahresabschlüsse. Außerdem stehen ihm Informationen zur Verfügung, die aus anderen Prüfungen – z. B. bei Ihren Geschäftspartnern – gewonnen wurden. Daneben können natürlich auch andere Behörden einen Wink geben: Ein Urteil verrät etwas über Sie, was Ihren Prüfer interessieren kann, oder ein ehemaliger Mitarbeiter hat Hinweise gegeben.

Kann ich mich auf die Prüfung vorbereiten?

Auf jeden Fall. Gehen Sie Ihre Unterlagen durch und machen Sie mögliche Schwachpunkte in der Buchhaltung ausfindig. Finden Sie Erklärungen für unklare Buchungen, stellen Sie sich darauf ein, dass dazu gezielt gefragt wird – und Sie Antworten brauchen. Richten Sie sich darauf ein, wenn der Prüfer die Betriebsräume oder Grundstücke sehen will – dazu ist er berechtigt. Sorgen Sie dafür, dass Einrichtung, Firmenwagen und Ausstattung des Büros auch der Buchhaltung entsprechen.

Darf der Prüfer meine elektronische Buchhaltung auswerten?

Ja, seit 2002 ist es den Betriebsprüfern gestattet, bei der Betriebsprüfung die Finanzbuchhaltung durch einen direkten Zugriff auf die Buchungsdaten zu prüfen. Dadurch fallen Unregelmäßigkeiten schneller auf. Ganz wichtig: Der Betriebsprüfer kann nur Einsicht in gesetzlich vorgeschriebene elektronische Aufzeichnungen verlangen. Wenn Sie als Freiberufler gesetzlich nicht verpflichtet sind, Ihre Unterlagen elektronisch gespeichert aufzubewahren, dann müssen diese freiwillig gespeicherten Daten auch nicht an das Finanzamt herausgegeben werden, wenn das im Rahmen einer Betriebsprüfung verlangt wird. Das hat der Bundesfinanzhof (AZ: BFH VIII R 80/06) in einer Grundsatzentscheidung beschlossen. In der Konsequenz heißt das, dass eine digitale Betriebsprüfung bei Freiberuflern kaum noch möglich ist, da nur geringe Aufzeichnungspflichten zur Umsatzsteuer bestehen.

Muss ich Selbstanzeige erstatten?

Das wissen Sie am besten. In der Regel ist das aber nur ratsam, wenn der Betriebsprüfer Unrichtigkeiten auf den ersten Blick erkennen kann.

Was ist die Schlussbesprechung?

Auch wenn Sie es mit einer, mit DER deutschen Behörde zu tun haben, in der Schlussbesprechung ist der Prüfer nur Mensch und will mit Ihnen und Ihrem Steuerberater verhandeln. Er hat sich ein Bild gemacht, hat sicherlich das eine oder andere gefunden, was ihm nicht gefällt, und jetzt hängt es von Ihrem Verhandlungsgeschick ab, welche Nachforderungen der Prüfer wirklich durchsetzen kann. Sollten Punkte strittig bleiben, können Sie gegen die dann geänderten Steuerbescheide vorgehen und Einspruch einlegen.