Die Abschreibungsregeln

Grundsätzlich gilt: Werden für Ihr Unternehmen Wirtschaftsgüter angeschafft, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben, dann müssen die Kosten auf die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Diese „Abschreibung für Abnutzung“ (auch als „AfA“ bezeichnet) gilt aber nicht für geringwertige Wirtschaftsgüter. Unter diesen geringwertigen Wirtschaftsgütern versteht der Gesetzgeber

• abnutzbare bewegliche Güter des Anlagevermögens,
• die selbstständig nutzungsfähig sind
• und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht mehr als 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer betragen.

Und für diese geringwertigen Wirtschaftsgüter hat der Gesetzgeber mit Beginn des Jahres 2008 eigene Regeln geschaffen.

Was sind abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter?

Hierunter müssen Sie sich vor allem Maschinen, maschinelle Anlagen, Betriebsvorrichtungen, Computer oder Gegenstände der Büro- und Geschäftsausstattung in Ihrem Unternehmen vorstellen. Diese Gegenstände verlieren im Laufe der Jahre an Wert und sind damit abnutzbar.

Selbstständige Nutzungsfähigkeit

Die Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter gelten nur bei selbstständig nutzbaren Gegenständen. Entscheidend dafür ist, ob die jeweiligen Dinge für sich nutzbar sind oder nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern in Ihrem Unternehmen genutzt werden können. Entscheidend ist diese Frage vor allem bei PC-Peripheriegeräten, Software und Möbeln.

Beispiele dazu: Wegen fehlender selbstständiger Nutzungsfähigkeit gehören Drucker, Monitor und Scanner nicht zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern und müssen zusammen mit dem Rechner abgeschrieben werden. Computerprogramme zählen immer als geringwertige Wirtschaftsgüter, wenn sie weniger als 1.000 Euro kosten. Auch sog. Trivialprogramme ohne eigene Befehlsstruktur zählen zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern – hierunter versteht der Gesetzgeber vor allem Nachschlagewerke, Schriftsammlungen oder PLZ-Übersichten. Bei Möbeln können einzelne Bestandteile Ihrer Büroeinrichtung durchaus als geringwertige Wirtschaftsgüter absetzbar sein, wenn sie eigenständig nutzbar sind. Das ist z. B. der Fall, wenn Sie mehrere Regale miteinander zu einer Regalwand verbinden. Das führt dazu, dass eine Schrankwand aus nicht eigenständig nutzbaren Elementen im Wert von 2.000 Euro über 13 Jahre abgesetzt werden muss, während 5 Regale zu 4.000 Euro, die Sie zu einer Schrankwand montieren, in 5 Jahren absetzbar sind.

Die Anschaffungskosten

Ob Sie Anschaffungen abschreiben müssen oder als geringwertige Wirtschaftsgüter in der Steuererklärung berücksichtigen können, hängt vor allem von den Anschaffungskosten ab: Bei Anschaffungskosten über 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) gelten die Abschreibungsregeln, darunter die Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter.

Das gilt bei Anschaffungskosten bis 150 Euro ohne Umsatzsteuer …

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 150 Euro müssen sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Bis 2008 hatten Sie bei geringwertigen Wirtschaftsgütern ja ein Wahlrecht zwischen Abschreibung und sofortigem Absetzen.

… und das bei Anschaffungskosten von 151 bis 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer

Betragen die Anschaffungskosten von geringwertigen Wirtschaftsgütern mit Anschaffungsdaten ab dem 1.1.2008 zwischen 151 Euro und 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer, müssen Sie alle betreffenden Wirtschaftsgüter eines Jahres zu einem Sammelposten zusammenfassen und die Summe dieses Jahres gleichmäßig über 5 Jahre verteilen. Die Spielregeln für den Umgang mit diesen Sammelposten sind klar definiert:

• Die Bildung des Sammelpostens ist zwingend vorgeschrieben. Sie haben nicht die Option, stattdessen die gewöhnliche Abschreibung zu wählen, was bei kurzlebigen Wirtschaftsgütern (z. B. Computer) günstiger wäre.
• Sie lösen den Sammelposten über 5 Jahre lang gewinnmindernd auf. Die Sammelabschreibung beträgt also im Jahr der Anschaffung sowie in den folgenden 4 Jahren jeweils 20 % pro Jahr, egal, wann im Jahr die Gegenstände angeschafft wurden.
• Sie bilden für Ihr Unternehmen jedes Jahr einen neuen Sammelposten, der dann auch wieder über 5 Jahre abzuschreiben ist.
• Wenn Sie einzelne Wirtschaftsgüter aus dem Sammelposten veräußern, wirkt sich das auf den Sammelposten nicht aus. Liegt also ein neuer Kopierer im Sammelposten, der nach kurzer Zeit den Ansprüchen im Unternehmen nicht mehr genügt und kaputt geht, dann müssen Sie den Erlös als Einnahme buchen, können den Sammelposten aber nicht reduzieren und schreiben den (nicht mehr vorhandenen) Kopierer über 5 Jahre ab.

Die neue Regelung führt zu kuriosen Ergebnissen, die Sie jedoch beeinflussen können. So sind Computer unter 1.000 Euro über 5 Jahre im Sammelposten abzuschreiben, bei einem Preis von mehr als 1.000 Euro gilt hingegen die gewöhnliche Abschreibungsdauer. Es kann also durchaus Sinn machen, beim Rechner für 999 Euro ein paar Euro draufzulegen, damit der Rechner schneller absetzbar ist – und vielleicht kommt der Händler Ihnen dafür bei einem anderen Kauf für Ihr Unternehmen entgegen! Mit dem Jahr 2010 kommt nun eine weitere Variante dazu. Kostet das Wirtschaftsgut nämlich zwischen 151 und 410 Euro ohne Umsatzsteuer, können Sie dieses Wirtschaftsgut sofort absetzen und müssen es nicht wie bisher in dem Sammelposten über 5 Jahre abschreiben. Wichtig dabei: Das Wahlrecht zwischen der Sofortabschreibung und der Einstellung in den Sammelposten kann für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften oder hergestellten Wirtschaftsgüter nur einheitlich ausgeübt werden. Sie können also nicht einige Wirtschaftsgüter in einen Sammelposten einstellen und andere sofort absetzen.